学术会议筹备方案，严谨造就完美
学术会议筹备方案，严谨造就完美！ 2018-06-01 11:30会前准备1、拟定会议计划：❶ 拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定讲者。主题、名称：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起医师的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的地点：医师容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，公司会议室或者市中心临近地铁的酒店会议室。讲者：区域知名专家，有较高学术地位或是有较高的协会职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容。❷ 确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。时间：尽量有利于医师参会，如下午、周末。❸ 排出会议作息时间及注意事项。https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/99fc6fdc4d434653ad1ecc3ff9a47f7c.jpeg✪ 会议吃住行：餐饮：根据合规和会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置。住宿：分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等接送站：制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次。用车：根据到达离开时间及人数安排车型。❺ 做出会议经费预算和筹资方案。❻ 成立会务组，明确会务分工。https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/8d241eb8bd094c558b91ddc5aec701af.jpeg2、发出会议通知：❶ 第一轮通知（告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等）❷ 在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。3、准备会议材料：投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合约、电脑（电源线鼠标等）、排插、数据线、水笔https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/ddccda06f7bb4d15a38c627ba8e09b97.jpeg4、布置会场：❶ 排定会议座次会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节参会人数：确认参会区域及人数❷ 布置环境茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒签到表：桌卡：讲者、大会主席引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌❸ 检查并配置电化设备❹ 展台安排挂旗/横幅/：和大会主题相关的会议工具：相机及资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致）奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/b1bfde5dddd5497c96cbb8422efc656b.jpeg会议进行中1、会议报到：❶ 接待：接送站：接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具❷ 填写报到单❸ 发会议材料，安排住宿https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/5d588d0dd3474c16b97f19f0c611d139.jpeg住宿房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/a12e5468a6604b618d7034fcc48bf4cb.jpeg❹ 通知有关事项。2、会场组织：❶ 检查会场安排和会议设备：会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台及讲课台的摆放，分发礼品的位置会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬挂❷ 接待嘉宾引导其到正确的位置上❸ 会场巡视保证会议主持人、发言人到位；照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会场照相以提高教师的注意力❹ 调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间，重复演讲内容的关键信息，达到学术交流的目的❺ 会议记录https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/d4b21a00366842f489c1bcdc73078923.jpeg3、会议生活服务：❶ 及时定购代表回程票❷ 印刷并分发会议代表通讯录❸ 检查住房设施❹ 征求膳食意见✪ 膳食主桌安排：可以放置鲜花等做标识代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户上菜：注意督促服务员的上菜速度酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量❻ 保证参观、访问及其他活动顺利进行。https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/66e7772913654d18a8e756724f8ca68b.jpeg会后安排1、整理会议文件：❶ 整理会议记录❷ 形成会议决定（简报、纪要）❸ 写总结向上级汇报情况或发布❹ 将会议材料分类、立卷、归档2、送别会议代表：❶ 分发回程票❷ 结清会议费用❸ 根据返程时间安排车辆❹ 发放会议照片和通讯录，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。3、会后工作：❶ 结算会议开支费用❷ 归还会议所借物品https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20180601/ed7802fe4a8b4dc2b2a3ae6a1510ac42.jpeg
页:
[1]