会议会务服务基本知识

meeting · 发表于 2020-10-5 11:30:50

　　会议会务服务基本知识

　　职场工作中是否会遇见各种各样的会议，那你们真的知道基本的会议会务服务须知吗？正确的方式才会有意想不到的结果，今天小编帮大家整理一下基本服务须知，希望大家以后能有所收益。
　　按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
　　会议的分类：
　　外部会议内部会议
　　1发布会工作例会
　　2研讨会部门会
　　3座谈会……
　　4计划总结会……
　　内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。
　　我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

　　1。会议前--确认基本流程
　　在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：
　　会议开始时间、持续时间
　　会议地点确认
　　会议出席人
　　会议议题
　　接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等
　　时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
　　地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
　　人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
　　会议的议题，就是要讨论哪些问题。
　　会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
　　
2。会议中--注意事项
　　在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：
　　（1）会议主持人
　　主持会议要注意
　　介绍参会人员
　　控制会议进程
　　避免跑题或议而不决
　　控制会议时间
　　（2）会议座次的安排
　　一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。
　　一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。
　　在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
　　还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

　　3。会议后--结尾收工
　　在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：
　　会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；
　　赠送公司的纪念品；
　　参观，如参观公司，或厂房等。
　　如果必要，合影留念。
　　随着时代进步，会议的形式也变得多元化，但是会议会务基本服务须知却有着独特的一面，小编觉得大家一定非常需要！

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