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办会有哪些流程?

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发表于 2020-10-8 10:11:20 | 显示全部楼层 |阅读模式
  办会有哪些流程?
  会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量和水平会直接影响到决策及其落实的质量和水平,其中办会流程是会务工作的核心。
  1。通用版办会流程
  (1)确定会议主题:现在社会是一个高效率的社会,无论是机关、组织还是企事业单位,都必须减少会议,开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定,或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议,我们就要围绕主题组织会议了。
  (2)确定会议具体内容:围绕会议主题,我们要研究会议内容,包括会议分几个议题,会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。
  (3)确定参会人员:围绕会议内容,我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员,我们才能安排会议时间和流程
  (4)确定会议时间:确定会议时间要首先征求主要领导意见,只有主要领导有时间,会议才能召开。其次是征求其他人员时间,如果符合会议规定人数,就可以确定时间了。
  (5)确定会议地点:我们要按照会议人数和时间,安排会议室,既要满足大小需求,又不能和其他活动冲突。
  (6)下发会议通知:将以上内容按照通知撰写格式,就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明,例如关于请假或者关于着装等。
  (7)会前准备:按照时间,准备各项会议材料,包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程,是否能够按时到会。准备桌签,安排桌次,并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。
  (8)召开会议会议一般由主持人主持,按照秩序发言,讨论,记录员做好记录。注意提前准备好主持词,并摆放到位。
  (9)结束会议:会议结束后,要回收相关资料,恢复会议室,结算费用,并由相关人员形成会议纪要,安排工作跟踪。整个会议结束。

  2。专业版办会流程
  (1)会前筹备
  ①制定会议方案:制订方案就是前期谋划。凡事有谋则胜,不谋则败。开会也一样,方案制定的好,会议就不会出现纰漏,会议才能圆满成功
  ②下发会议通知:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意信息的准确传达,避免出现“明天”、“后天”等字眼,防止产生歧义。
  ③起草会议文件:准备有关会议议题的必要资料,核对、整理后发至参会人员或放在座位牌旁,便于与会者阅读和做好发言准备。
  ④做好会务准备:会场要提前做好布置,要根据会议的形式提前布置好徽标、标语、桌牌,主席台怎么摆放,是否需要投影仪等。分会场的门牌等东西都要提前准备好,列好计划,一项一项的逐步落实。
  ⑤作好生活安排:对人员数量进行统计,为与会人员提前预定好餐厅和房间。
  (2)会中服务
  ①组织会议报到:会议报到是与会人员身份再确认的过程,是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排,掌握会议动态,同时也能使会议组织者及时知晓与会人员的情况。
  ②分发会议材料:会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。
  ③会场服务事项:安排工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、屏蔽等情况,发现问题及时补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。
  ④维护会场秩序:会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止,要注意做到言辞温和有礼,态度严肃认真,行动不温不火。
  (3)会后总结
  ①会议资料总结:归档后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议资料要逐份清查回收。
  ②会议分析总结:分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳,整改提高。

  
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