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如何搞定一场高端会议

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发表于 2020-10-18 18:51:48 | 显示全部楼层 |阅读模式
  选址:
  每次会议,选址都是重中之重!一个舒适宽敞,让人心情愉悦的开会场地是决定一场会议成功与否的关键。试想,谁会愿意在一个狭小、封闭的环境里开上两天闭门会议?除非经费有限,我一定要选能看得到风景,带大露台,或者有草坪的会议空间。这样绝对保证与会人员不会因为长时间的会议而变得昏昏欲睡,会议效果和质量大打折扣。

  会议室必备条件:
  a)明亮:
  照明设备一定要足够,经费足够的情况下,有自然采光绝对是首选,带有露台、花园的那就更完美了!
  b)品牌酒店:
  高端会议一定要选好的酒店,品牌连锁。这些酒店不论是会议服务,餐饮,还是酒店设施都保持高水准,绝对不会走偏。从而能够很好的保证整场会议的质量,也可以免去不必要的麻烦,自己操作起来也能得心应手。
  c)地理位置:
  除非老板指定,不要挑太偏远的地方,这种地方虽然景色好,但是路上非常折腾。

  会场内部:
  a)桌型摆放:
  根据会议需求摆放桌椅,一般有董事会型,适合规规矩矩的会议,鱼骨式适合分组讨论,剧院式一般只有大型会议才需要。
  b)投影设备:
  一般要留意投影仪的流明度,还有就是和自带电脑匹配的连接线。
  c)音响器材:
  一般不会用到影像器材,除非需要话筒。
  d)翻页板:
  分组讨论肯定需要翻页板来阐述思路。需要提前让酒店预备一些翻页纸。另外,最好会前检查一下纸夹有没有松脱。
  e)桌卡:
  根据会议要求准备带名字的台卡或者桌号,方便分组入座。
  f)文具:
  根据会议内容准备相应文具。一般酒店只会提供纸和铅笔。
  g)会议室指示牌:
  根据会议内容制作酒店指引牌,引导与会人员找到会议室。

  会议用餐:
  会议报价一般包括会议室会议室使用,两次茶歇加一顿午餐。如果是2-3天的会议,建议挑选不通的午餐。例如第一天可以选简单的西餐,第二天可以选中餐。这样不同的菜式不会让与会者乏味,也可以满足不同人的需要。
  晚餐的话可以选酒店内部的餐厅,也可以选酒店附近的。就根据自己公司的预算来定。

  会议用车:
  会议地点离公司相对较近,在1-2小时路程之内的尽量考虑用公司内部车辆。如果是新合作的酒店或是地点稍微偏远,比较绕路的,最好让酒店负责接送机。团队用车的话,还是要找公司常用的租车公司。

  会议资料:
  这一部分,现在有了高科技的平板电脑之后,就再也不需要花时间打印了。但是,还是要预留时间督促相关部门提早交材料,以便可以尽早发给与会者。

  
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