学术会议举办详细流程

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学术会议举办详细流程

     学术会议是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议。学术会议一般都具有国际性、权威性、高知识性、高互动性等特点，其参会者一般为科学家、学者、教师等具有高学历的研究人员。由于学术会议是一种交流的，互动的会议，因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板的形式展示出来，使得互动交流更加直观、效果更好。因此，这种学术会议必须要非常严谨不容一丝差错。下面就由湖南省会议接待服务中心来详细讲讲学术会议举办的流程。

一、会议前期通知

1.定会议日期，请专家(包括嘉宾和授课专家)。

2.拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、地点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。

3.通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。

4.应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。

二、专家联系(专人负责)

1.联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。

2.专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等。

4.专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资料袋、胸牌。

2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等。

3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员，合影地点(有车占用需提前预定位置)。

5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)。

四、会议前一天准备

1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

2.茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水)。

3.调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话，以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦)等。

4.台签。上主讲台的台签要准备2份，主讲台1份，第一排1份。

5.签到表、笔等。

6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇。

7.嘉宾是否准备讲稿。

五、会议当天

1.报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。

2.专家接待组：接待专家入场。

3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主讲台就坐嘉宾，排好台签顺序。

4.开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主讲台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。

5. 准备茶歇。

六、就餐

1.如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。

2.专家围餐需有人引导。

会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。