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牢记“四要素”搞定大型会议会务

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发表于 2020-10-19 18:58:07 | 显示全部楼层 |阅读模式
  牢记“四要素”搞定大型会议会务
  袁帅北京新荟友科技有限公司创始人


  大型会议的会务工作极为繁杂,因为这些工作往往意味着任务重、要求高、难度大。那么,怎样才能做好大型会议会务工作呢?
  我们可以考虑从会议方案、会议场地、会议流程以及会议总结四个方面去开展工作。

  一、会议方案的制定
  确定会议方案的第一步就是确定会议的主题。会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务。会议方案是会议组织安排的总纲,一套完整齐备的会议策划方案会让整个会议的执行事半功倍。制定会议方案应当注意以下几个方面:
  1。会议方案需要明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,使各场次会议能顺利衔接。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。
  2。加强沟通。一方面需要加强与上级的沟通请示工作。另一方面,需要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展,离不开会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门的密切配合和相互协作。因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。
  3。合理安排分解工作任务,明确工作职责。细化策划方案的时间节点,使各部门能够按照时间节点倒退安排时间表,保证按时按质完成工作。

  二、会议场地的布置
  在会议开始之前,会务组织者应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置。一是会场和会议用品的准备布置。二是迎送接待仪式的确认及排练。三是确保乘车安全和用餐标准。根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。

  三、会议流程的执行
  为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,最好事先确定会议的流程图或者流程表。
  在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的。会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行。

  四、会议结束的总结
  一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作。
  一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。
  二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。
  三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。

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