要开一场会必须遵循的原则

meeting · 发表于 2020-3-15 16:06:25

首先说一个结论：最好的方法是不开会。

如果是确定必须要开一场会（不是我们广义上必须要开的周会），那么请遵循以下原则：
会前

明确会议讨论的事项

在会议系统上的会邀里明确体现本次会议的沟通内容，在标题、内容摘要等相关地方体现会议的要点，并且发送相关资料给与会同学，只是一个标题的会邀是不职业的（除非这个标题足够能让对面 get 到足够的信息）。
同时，请在会议上只沟通需要讨论的方向和问题点，而不是反复重复可以通过文档了解的背景、或者需要深挖和思考的细节部分。
如果只是传递信息，那发个邮件就可以解决。

预约合适的时间

各家互联网公司应该都有自己的会议系统，约会的时候请提前确认好对方这个时间是否会有冲突，如果有冲突，请协调冲突。如果是万不得已必须要这个时间，请提前和相关人员确认 Ta 的时间是否可以协调。
我最讨厌对方啪嗒扔过来一个涉及十几个人的会邀（但是不会去看我的日历这个时间会不会冲突）。
而且一般情况下，非紧急事宜，预约时间请提前至少一天。
尽量确定会议所需时间，确保这个时间是可以合理分布并且让这个会议更高效的完成。

明确相关人员

如果会上的人都无法决定这件事的进展和角色，那会议讨论的目标是什么？不要什么人都带到会上来一起七嘴八舌，请确保关键人员和角色到位，如果不能，这个会议请改时间或者让缺席的人以其他方式接入。
一场超过 6 人的会议，基本就是在传递结果，而不是在讨论。

总结：一场好的会，在会前需要让参会的人收集到前置信息。
比如：

「这个会在哪里开、开多久和谁开」
「我们会讨论什么」
「这场会议会涉及到哪些人和哪些事宜」
「我需要提前知道什么信息和做什么准备」
「本次会议是否有需要我引入其他必要的参与者」

开会时

请提前 5-10 分钟到会场准备，不要等一屋子人都到了掐点赶到你约的会议现场，再现场投影放 PPT 、捣鼓设备，除非真的有迫不得已的理由原因。

会中的时候，你要做好主持人的身份角色。

主持人要做什么呢？
明确会议记录负责人（做好会议记录很重要）、依据会议目标控制会议讨论内容（避免会议跑偏和发散讨论造成时间浪费）、控制会议时间（一般来说，30 分钟最佳）。

开会快结束时，需要推动会议有明确的价值产出。

主持人要做什么呢？
推动会议达成结论和和总结输出（我们讨论发散或者慷慨激昂需要归总为合适输出的结论）并推动所有的参与者达成共识（我们讨论了半小时甚至一小时不能没有共识）。
PS：不管是会议主持者还是参与者，只要不是非必要情况，请务必扣上你的手机和电脑，只回复非常紧急重要的信息。而不是啪啪啪和别人打字聊天甚至是神游天外。

总结：一场好的会，在会议结束前需要让这场会议有结论。
比如：

有明确的结论总结和共识达成
会议过程中较少的出现跑偏、信息误导和误差
合理高效在大部分会议时间里完成了对相关内容的讨论，既没有因故延误会议时间耽误其他工作，也不会因为讨论不完整造成会议低效率甚至是无效
要么让与会人员有一致的结论，要么再约一次合适的时间进行后续讨论，「不将就」。

开会后 整理所有的会议要点发送会议纪要到相关人及参会者（比如总结会议信息、发送干系人、总结会议结论）
也许你总结和发送会议纪要只需要 10 分钟，但是会省去日后非常多的麻烦和纠葛。
当然，还有明确 todo、可检查的交付物、负责人、deadline 等等。如果没有异议，所有人应该是需要按照会议结论推进工作。对会议结论有异议，应该在会议结束前就进行修改或者再约下次的时间进行讨论。
超过 2 人的会议一定要求发会议纪要，抄送给其他相关者或者邮件组。
另外，如果你不参加非必要会议，但是也需要通过阅读会议纪要来了解议题讨论结果，否则你就会丢失很多关键信息。
总结：一场好的会，在会议结束前需要让这场会议有结论。
比如：

有完成的信息和细节记录，能够符合言简意赅和详细明确（是的没有错不矛盾）的要求；
以上信息输出既能让参与者回想起当时讨论的细节，也能让未能参加会议的人根据会议记录了解当天的会议内容；
有明确的相关人员、经办人，也有要求的交付物、deadline、todo 等信息，做到清楚、明白、详细
能够按照会议达成的共识继续推动相关事宜开展和推进。

最后，当你真的需要开一个会（拉齐认知/标准确认/集思广益/脑暴讨论/项目推进）的时候，请明确，开会就要让这个时间的付出是真正有意义的，否则就是无效的。
无效的会，开了又有什么意义呢？

摘自于知乎。

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