会场工作规范

meeting

会场工作规范

一、会前设备搭建与调试前期：
1、统一负责设备管理、搭建与调试，包括总空调、网络仪器等；
2、按照会议需求预订设备并准备移动存储设备；
3、会前和设备人员、以及酒店工作人员配合布置会场，包括座位的摆放，灯光的设定，背景板与幕布的搭建，多媒体放映的布置与调试。
4、指引搭建公司摆放好指示牌，并且当天结束的会议指示牌应当天收好；第二天的指示牌应提前一天晚上摆放好；
5、会场跟进人员需要提前将会场所需要用到的物资或会场需要用到的电子文件拷贝至会场电脑，调试会场应按照正式开会彩排3次左右（着重彩排开幕式流程），如有不清晰及时与项目负责人沟通；
6、志愿者进会场前布置好电脑、网线、音频等设备，注意讲台电脑必须留下最显眼的USB接口，供未提前提交PPT的讲者临时插U盘所用，并且要自行检查该接口是否灵活正常运作；
7、会场搭建完成后，针对志愿者提前进行培训，分配工作任务，告知会议期间所需注意事项。

注意：自己需以参会代表的角度去检查所有布置位置大小等是否达到最优状态（如指示牌、会场灯光效果、讲台、主持台等）。

二、会议期间工作内容：
1、提前1小时至会场，并及时检查会场物资是否有缺漏，如台卡、激光笔、无线键盘鼠标、主持人日程、专家简历、发言证书、会场紧急联络表等。到达会场检查相关设备是否能正常运行。
2、了解会议流程，熟悉各个环节的进程。
3、根据会议流程在讲台或主持人桌放置人名牌（领导席、讲课者、主持人），专家简历（摆在主持席）；
4、和主持人联系，负责将演讲人到会、变更情况告知主持人。如有主持人临时缺席，及时与学术组负责人联系。提醒主持人控制时间。
5、发放主持人证书、演讲证书等。
7、会议流程有更新的情况下，把更新的讲者和主持名单在会议结束时交给会议负责人。
9、维持秩序，媒体管理（如有外来媒体，事先未有通知的情况下首先谢绝采访并及时告知负责人此事），有任何突发情况应该及时与会场负责人取得联系。
10、会议结束后需把电脑、激光笔等相关物资整理、清点，送回指定地点存放。